INFORMATION RELATIVE À LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES CONFORMÉMENT À LA LOI N° 6698 SUR LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES (« KVKK »)

En tant que GÜLER GÜMRÜK MÜŞAVİRLİĞİ ANONİM ŞİRKETİ (Employeur) en Turquie, nous accordons une grande importance à la sécurité de vos données personnelles en tant que responsable du traitement des données. À cet égard, nous tenons à vous informer conformément à la loi n° 6698 sur la protection des données personnelles (« Loi »).

Responsable du traitement des données :

Vos données personnelles seront enregistrées, conservées, classées, mises à jour et, si nécessaire, transmises à des tiers par la société en tant que responsable du traitement des données, conformément aux objectifs énoncés dans la présente note d'information. Les données personnelles que nous obtenons de la manière indiquée ci-dessous seront enregistrées, stockées, conservées, réorganisées, partagées avec les institutions légalement autorisées à demander ces données personnelles et, conformément aux conditions prévues par la KVKK, transférées, cédées, classées et traitées de toute autre manière prévue par la KVKK à des tiers nationaux ou étrangers.

Quels types de données personnelles traitons-nous ?

Les données personnelles fournies par les employés à notre société peuvent être traitées. À titre d'exemple, les données personnelles susceptibles d'être traitées sont les suivantes :

Données d'identité

Nom, prénom, date de naissance, pays de naissance, ville de naissance, sexe, état civil, nationalité, informations relatives à la carte d'identité turque (numéro d'identification turque, numéro de série, numéro de carte, nom du père, nom de la mère, lieu de naissance, province, district, quartier, numéro de registre, numéro d'ordre dans la famille, numéro d'ordre, numéro de foyer, numéro de page, numéro d'enregistrement, lieu de délivrance, motif de délivrance, date de délivrance, nom de famille précédent), copie de la carte d'identité.

Données de communication :

Numéro de téléphone, adresse postale, adresse e-mail, coordonnées internes à l'entreprise (numéro de téléphone interne, adresse e-mail professionnelle)

Données financières : Détails financiers et salariaux, fiches de paie, informations relatives aux dossiers de recouvrement et aux dettes, livret bancaire, informations sur l'abattement pour minimum vital, informations sur les aides sociales.

Données personnelles à caractère particulier : Informations relatives à une condamnation / casier judiciaire, handicap / définition / pourcentage, religion, données relatives à la santé, groupe sanguin, rapports médicaux, formulaires d'examen médical, grossesse, rapport de grossesse, informations relatives à la santé et au congé maternité.

Données relatives à la formation : Situation scolaire, informations sur les certificats et diplômes, connaissances en langues étrangères, formation et compétences, CV, cours suivis

Données visuelles et auditives : Photographies, enregistrements audio, enregistrements vidéo appartenant à une personne physique.

Données relatives à la performance et à l'évolution de carrière des employés : Formation et compétences, informations sur les formations suivies et leurs dates, adresse e-mail, rapports d'évaluation des performances, tests d'entrée en fonction, informations sur le tabagisme, informations sur les activités.

Données relatives à la famille et aux proches : Certificat de mariage ; nom, prénom, numéro d'identité turc, sexe, date de naissance, numéro de téléphone du conjoint et des enfants ; nom, prénom et numéro de téléphone des proches.

Données professionnelles : Numéro d'immatriculation, nom du poste, département et unité, titre, date d'entrée en fonction, dates d'entrée et de sortie, assurance/retraite, numéro d'attribution, numéro de sécurité sociale, numéro d'identification fiscale, statut de travail flexible, statut de déplacement, caisse de retraite, date d'entrée dans la caisse de retraite, numéro d'identification de la caisse de retraite, date d'entrée dans la caisse d'assurance sociale, numéro d'identification de la caisse d'assurance sociale, code comptable, nombre de jours travaillés, informations sur le nombre total d'heures travaillées par mois, date de référence pour l'indemnité de départ, jours supplémentaires pour l'indemnité de départ.

Données relatives au congé : Date de référence de l'ancienneté du congé, jours supplémentaires d'ancienneté, groupe de congés, date de départ/retour, jour, motif du congé, adresse/numéro de téléphone pendant le congé.

Autres : Report du service militaire, plaque d'immatriculation, copie du permis de conduire, kilométrage du véhicule, localisation du véhicule, copie du permis de conduire, résultat de la recherche des amendes routières, pointure, taille, poids, service emprunté, données sur les arrêts empruntés, journaux d'accès à Internet des employés, journaux d'entrée et de sortie, enregistrements vidéo des entrées et sorties, données sur les activités quotidiennes des employés.

Comment collectons-nous vos données personnelles ?  

En tant qu'employeur, nous collectons les données que nous vous demandons personnellement, que nous avons déjà demandées lors de votre candidature ou que vous avez choisi de partager avec nous lors de votre candidature, afin de remplir nos obligations légales, d'exécuter le contrat de travail qui nous lie, pour les raisons prévues par la loi et dans l'intérêt légitime de la société, et afin de créer votre dossier personnel.

Nous collectons les informations nécessaires à l'exécution de nos obligations légales à partir des documents juridiques et des notifications qui nous sont transmis.

À quelles fins traitons-nous vos données personnelles ?

Conformément à la loi, en tant que responsable du traitement des données, nous enregistrerons, conserverons, classerons, mettrons à jour et traiterons vos données personnelles conformément aux articles 5 et 6 de la KVKK, dans le cadre décrit ci-dessous et dans le but de remplir les objectifs mentionnés dans le paragraphe suivant.

Dans le cadre décrit ci-dessous et afin d'atteindre les objectifs mentionnés dans le paragraphe suivant, notre société, en tant que responsable du traitement des données, collectera, enregistrera et traitera vos données à caractère personnel sensibles si cela s'avère nécessaire.

• •  Mise en œuvre des processus de sécurité de l'information, mise en œuvre des processus relatifs aux avantages sociaux et aux intérêts des employés, mise en œuvre des activités d'audit/d'éthique, mise en œuvre des activités de formation, mise en œuvre des autorisations d'accès, mise en œuvre des opérations financières et comptables, planification, mise en œuvre et gestion correctes des partenariats commerciaux et des stratégies, garantie de sa sécurité juridique, commerciale et physique et de celle de ses partenaires commerciaux, assurer le bon fonctionnement de l'entreprise, planifier et mettre en œuvre les activités de gestion et de communication, communiquer avec les personnes concernées qui lui ont transmis leurs demandes et leurs réclamations et assurer la gestion des demandes et des réclamations, gérer les événements, planifier et mettre en œuvre les processus de satisfaction et/ou d'engagement des employés, suivre les opérations financières et/ou comptables, suivre les opérations juridiques,  Respect des obligations découlant des contrats de travail et/ou de la législation pour les employés de la société, garantie de la sécurité des biens et/ou des ressources de la société, planification et exécution des activités d'audit de la société, planification et exécution des activités de formation externes à la société, Planification et exécution des activités opérationnelles nécessaires pour garantir la conformité des activités de l'entreprise avec les procédures de l'entreprise et/ou la législation applicable, suivi des candidatures à l'embauche, Réalisation d'analyses statistiques afin d'améliorer les services et produits fournis par notre entreprise et de planifier et gérer le fonctionnement interne de l'entreprise.

Sur quelle base juridique collectons-nous vos données personnelles ?

Vos données personnelles autres que celles à caractère particulier seront utilisées conformément aux objectifs indiqués dans la présente note d'information ;

• • Conformément à l'article 5/2 (c) de la loi, dans la mesure où cela est directement lié à la conclusion ou à l'exécution d'un contrat, et où le traitement des données à caractère personnel des parties au contrat est nécessaire, et/ou

• • Conformément à l'article 5/2 (ç) de la loi, afin de pouvoir remplir nos obligations légales en tant que responsable du traitement des données, et/ou

• • Conformément à l'article 5/2 (d) de la loi, lorsque le traitement des données est nécessaire à l'établissement, à l'exercice ou à la protection d'un droit, et/ou

• • Conformément à l'article 5/2 (f) de la loi, nous collectons, traitons et transférons ces données à des tiers au niveau national pour nos intérêts légitimes en tant que responsable du traitement des données. Ces activités de traitement et de transfert des données étant effectuées conformément aux bases juridiques susmentionnées, votre consentement explicite n'est pas nécessaire.

Le transfert de vos données personnelles non sensibles à l'étranger est effectué sur la base de votre consentement explicite, conformément à l'article 9/1 de la loi.

Vos données personnelles à caractère particulier sont collectées, traitées et transférées conformément aux objectifs énoncés dans la présente note d'information, sur la base de votre consentement explicite, conformément à l'article 6/2 de la loi, et sur la base de votre consentement, conformément aux articles 8 et 9.

À qui et à quelles fins transférons-nous vos données personnelles au niveau national ?

Nous pouvons partager les données personnelles susmentionnées avec les sociétés de conseil avec lesquelles nous travaillons afin d'obtenir des conseils sur divers sujets, ainsi qu'avec notre médecin du travail afin qu'il puisse vous prodiguer des soins et effectuer des contrôles médicaux. Nous pouvons transmettre les informations relatives aux salaires aux auditeurs de la société afin qu'ils puissent mener à bien leurs activités d'audit. Afin de remplir nos obligations légales, nous pouvons notamment partager ces informations avec nos avocats afin de pouvoir exercer notre droit de défense, ainsi qu'avec les institutions et sociétés concernées dans le cadre de notre obligation de répondre aux demandes légales telles que les décisions de justice ou les demandes de preuves, à condition que celles-ci soient conformes à la loi et à la procédure.

Dans le cadre de la gestion de l'entreprise, de l'exécution des activités et de la mise en œuvre des politiques de l'entreprise, nous pouvons être amenés à transférer vos données personnelles à des entreprises avec lesquelles nous entretenons des relations commerciales, notamment afin d'assurer le bon fonctionnement interne de notre entreprise.

a-Nos partenaires commerciaux, définis comme des personnes physiques et morales avec lesquelles nous avons établi une coopération et un partenariat commercial, dans le but limité de garantir la réalisation des objectifs du partenariat commercial.

b-À nos fournisseurs, dans la mesure où cela est nécessaire pour nous fournir les produits et services externes dont nous avons besoin pour mener à bien nos activités,

c-Aux personnes fournissant des services de conseil/assistance, dans la mesure nécessaire pour garantir la bonne exécution de ces tâches et services,

À nos actionnaires ; dans le cadre des processus institutionnels, dans la limite des objectifs des activités menées,

Aux responsables de l'entreprise électronique, dans le cadre limité de la stratégie, de la planification, de la gestion au plus haut niveau et du contrôle de nos activités,

f-Aux institutions et organismes publics légalement habilités, dans la limite des objectifs demandés par les institutions et organismes publics concernés dans le cadre de leur compétence légale.

g-Nous pouvons transférer des données aux personnes morales légalement habilitées à recevoir des informations et des documents de notre part, dans la limite des objectifs demandés dans le cadre de leur compétence juridique.

Les données personnelles que vous transmettez à notre société sont partagées avec nos partenaires tiers basés en Turquie, notamment nos avocats, conseillers financiers et auditeurs, ainsi qu'avec les sociétés tierces auxquelles nous faisons appel pour des services/une assistance/des conseils, afin de garantir votre sécurité et de permettre à notre société de remplir ses obligations légales, le paiement des cotisations patronales et salariales, l'exécution des opérations relatives au personnel et à la paie, la mise à jour des données concernées, le respect des exigences prévues par le Code du travail, la loi sur la santé et la sécurité au travail, la loi sur la sécurité sociale et la législation applicable, ainsi que d'autres lois et réglementations, notamment : loi sur le travail, loi sur la santé et la sécurité au travail, loi sur la sécurité sociale et l'assurance maladie générale, code de commerce turc, loi n° 6698 sur la protection des données personnelles, loi sur la déclaration d'identité, mais sans s'y limiter, dans la mesure où les dispositions légales le permettent et l'exigent, les institutions ou organismes concernés ; L'Agence de protection des données personnelles, le ministère des Finances, le ministère des Douanes et du Commerce, le ministère du Travail et de la Sécurité sociale, l'Agence turque pour l'emploi (İş-Kur), l'Agence des technologies de l'information et de la communication, ainsi que d'autres personnes morales publiques.

À qui et à quelles fins transférons-nous vos données personnelles à l'étranger ?

Vos données personnelles peuvent être partagées avec des tiers à l'étranger, conformément à l'article 9/1 de la loi, si cela s'avère nécessaire dans le cadre des objectifs susmentionnés, avec votre consentement explicite, afin d'assurer la communication lors de voyages à l'étranger, d'activités de marketing, d'organisation de salons et de formations, l'organisation de voyages et la gestion des relations dans le cadre du commerce extérieur. Sous réserve des mêmes principes, nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles avec des tiers situés à l'étranger afin d'obtenir des services tels que serveur, domaine, hébergement, informatique, stockage, logiciel de sécurité des données, développement commercial, analyse de données, sécurité, etc. auprès d'entreprises dont le siège social est situé à l'étranger, si cela est nécessaire à des fins légitimes et en cas de besoin.

Si vos données personnelles doivent être transférées à l'étranger, nous vérifierons impérativement si le pays étranger vers lequel vos données personnelles seront transférées offre une protection suffisante et, même si ce n'est pas le cas, si l'organisme vers lequel vos données personnelles seront transférées à l'étranger prendra les mesures nécessaires pour assurer une protection suffisante de vos données personnelles. Si nous avons des doutes quant à la protection suffisante de vos données personnelles, celles-ci ne seront pas transférées à l'étranger.

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Vos données personnelles seront conservées aux fins susmentionnées pendant toute la durée de votre contrat de travail. Vos données personnelles dont la conservation est obligatoire en vertu de la loi seront conservées pendant 10 (dix) ans à compter de la fin de votre contrat de travail, conformément à la législation sur la sécurité sociale. Si le contrat de travail avec le candidat n'est pas conclu, les données personnelles seront conservées pendant 1 (un) an afin d'être évaluées pour des postes similaires. À l'expiration de ce délai, vos données personnelles seront supprimées, détruites et/ou anonymisées par notre société ou à votre demande, conformément aux méthodes prévues par la loi sur la protection des données personnelles et les règlements connexes. Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement au traitement des données personnelles autres que celles qui doivent être traitées conformément à la loi.

Quels sont vos droits dans le cadre de la KVKK ?

En tant que titulaires de données à caractère personnel, conformément à l'article 11 de la loi n° 6698, vous avez le droit : vous avez le droit de connaître l'état et la finalité du traitement de vos données personnelles, de savoir si celles-ci sont utilisées conformément à leur finalité, de connaître les tiers auxquels vos données personnelles ont été transférées, de demander la correction des lacunes, de demander la suppression ou la destruction de vos données personnelles si les raisons qui ont motivé leur traitement ont disparu, de faire opposition et de demander la réparation du préjudice subi.   Si vous transmettez vos demandes à notre société selon les méthodes décrites ci-dessous, notre société traitera votre demande dans les plus brefs délais et au plus tard dans les trente jours, conformément à l'article 13, paragraphe 2, de la même loi, en fonction de la nature de la demande. Pour exercer les droits susmentionnés, vous pouvez envoyer votre demande, accompagnée des informations nécessaires à l'identification de votre identité et d'une explication claire des droits que vous souhaitez exercer parmi ceux mentionnés à l'article 11 de la loi n° 6698 sur la protection des données personnelles, à l'adresse électronique [email protected], avec une signature électronique sécurisée.

JE RECONNAIS AVOIR LU ET COMPRIS LES INFORMATIONS CONTENUES DANS LE TEXTE D'INFORMATION.